Vous n'avez pas le temps de classer vos documents qu'ils soient papier, email, bureautique ou Notepad.
Quand vous avez à retrouver un document, il vous le faut tout de suite,
Toutes les solutions que vous avez découvertes à ce jour, étaient trop chères
Nous souhaitons vous faire gagner du temps, de l'efficacité . . .
et donc de l'argent.
Dans le cadre de son partenariat avec la société DocLedge, PROXIM SOLUTIONS vous propose des solutions permettant d'archiver et de gérer tous vos documents.
Nous mettons à la disposition de nos clients une plateforme d'archivage, et des outils permettant de stocker l'ensemble des documents selon un classement et une hiérarchisation des utilisateurs par mot de passe, sur des serveurs sécurisés.
L'objectif premier de l'archivage est de conserver et de péreniser les documents selon un format numérique, exploitable en format standard de type PDF, avant que ces données ne soient détruites par l'usure du temps, et ainsi réduire la consommation de papier. Le deuxième avantage est de pouvoir rapidement les retrouver par des systèmes de mots clés.
Les données peuvent être de type :
- papier,
- bureautique,
- e-mails avec pièces jointes,
- tablettes de numérisation, pour numériser des formulaires ou notes manuscrites ( en savoir plus )
Dans le cadre des archives papier, le client numérisera ses documents ou fera numériser ses documents par nos soins, par l'intermédiaire d'un scanner qui en capturera automatiquement des données d'indexation, permettant d'avoir un descriptif du document en vu de sa future consultation.
L'application intègre en automatique des processus et automatismes d'indexation, des systèmes de reconnaissance optique de caractères (OCR) et de recherche en texte intégral.
Dans le cadre de nos offres nous pourront vous conseiller sur l'acquisition de certains modèles de scanners, compatibles avec l'outil de gestion eDOCsUpload ( en savoir plus, et directement pilotés par ce dernier.
Nos outils étant développés sous un environnement Windows, l'utilisation ne nécessitera pas de connaissance informatique particulière.
Méthodologie de mise en place de l'Archivage :
- Une étude est menée par nos soins pour définir avec précision les besoins exacts du client,
- Définition de l'espace de stockage, appelé également "armoire de stockage",
- Définition des utilisateurs et de leur mot de passe ainsi que de leurs droits,
- Définition des champs ou mots clés de recherche selon plusieurs critères( date, auteur, thème, ... )qui seront nécessaires au client pour retrouver ses informations à un instant donné,
- Création de l'espace de stockage virtuel sur nos serveurs sécurisés,
Fonctionnement de l'application :
- Le client se connecte avec son nom d'utilisateur et mot de passe et accède à la plateforme d'archivage,
- Par un simple clic de souris il sélectionne les documents à archiver et les envoie sur son espace d'archivage,
- Les données sont désormais stockées dans une armoire virtuelle et pourront être consultées à tous moments via un espace Web, quelqu'en soit le lieu de consultation,
- Les données sont automatiquement compressées par des utilitaires fournis dans nos applications, permettant de limiter l'espace disque utilisé,
- Pour une recherche plus aisée, l'application enregistre automatiquement les 500 premiers mots du document.
A une échéance que nous déterminerons avec le client, nous lui remettrons une sauvegarde de ses données, sur CD ou DVD.
Notre souhait :
Proposer aux plus petites structures ou entreprises de s'équiper de nos solutions spécialisées de Gestion Electronique de Documents, ayant la même technologie et la même efficacité que pour les grosses structures mais à un prix modique.
Nous vous proposons une acquisition sous forme d'abonnement mensuel, avec un délai minimum d'engagement.
Pour une analyse plus précise, n'hésitez pas à reprendre contact avec nos services
